Assinatura digital para RH: como melhorar processos internos

Manter registros internos, reduzir custos, aumentar a produtividade, melhorar a eficiência operacional, desburocratizar processos e aumentar a segurança do setor de Recursos Humanos (RH) são alguns dos exemplos que indicam o motivo pelo qual as empresas utilizam a assinatura digital. 

A tecnologia garante a autenticidade das informações, previne fraudes e facilita o cumprimento de normas e regulamentações, já que os documentos assinados possuem validade jurídica e podem ser auditados com facilidade. Com a assinatura digital, é possível assinar contratos de trabalho, acordos e outros documentos de forma remota.

A seguir, você vai entender como implementar a assinatura digital no RH e quais requisitos considerar antes de escolher um software. 

Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica? 

Para começar, é importante entender a diferença entre a assinatura eletrônica e a assinatura digital. De forma simples, assinaturas de e-mail, login e senha, acessos e autenticações via biometria são meios de assinatura eletrônica. 

Já a assinatura digital é criptografada e pode ser comparada à utilização de uma caneta para assinar documentos, de forma remota e segura. Mas o que quer dizer criptografia? 

A assinatura digital utiliza um par de chaves responsáveis por garantir a segurança na autenticidade dos documentos. A chave privada é a combinação de códigos criptografados, conhecida exclusivamente pelo signatário/assinante do arquivo. Já a chave pública deriva da chave privada e é utilizada para validação da assinatura. 

Enquanto a assinatura eletrônica valida um consentimento como um “ok” em um e-mail, a assinatura digital usa tecnologia para confirmar a autenticidade de cada assinatura, o que garante a legitimidade dos documentos assinados.

Legislação sobre assinatura digital 

A legislação brasileira, por meio da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos assinados digitalmente. Isso significa que a assinatura digital tem a mesma validade jurídica que a assinatura manuscrita, desde que cumpra os requisitos definidos pela ICP-Brasil. 

Quais documentos o RH pode assinar digitalmente? 

Documentos como contratos de trabalho, acordos de não divulgação (NDAs), documentos de políticas internas, formulários de benefícios e registros de conformidade podem ser assinados digitalmente. 

Também é importante que o profissional de RH entenda as diferenças entre os tipos de certificados digitais, como o e-CPF e o e-CNPJ, e como cada um se aplica aos diferentes documentos e transações dentro da empresa. A escolha correta do tipo de certificado é indispensável para a validade dos documentos assinados digitalmente, especialmente quando se trata de acordos trabalhistas, contratos de emprego e outros documentos oficiais. 

Como a empresa pode criar a assinatura digital?

O primeiro passo é criar um e-CNPJ, certificado digital que serve como uma versão eletrônica do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica de uma empresa. Para isso, é preciso realizar a solicitação do certificado digital ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Veja as etapas do processo:

• Solicitação do certificado.
• Validação presencial.
• Emissão do certificado.
• Instalação do certificado.

Toda a documentação exigida e orientações para a realização de cada etapa são fornecidas pelo próprio ITI. Assim que finalizado todo o processo, o RH pode implantar um software de gestão de RH, como o Certfy, que já possua o recurso de assinatura digital.

O que considerar antes de contratar um software? 

O primeiro passo para assinar digitalmente um documento é contar com um software que adicione elementos criptográficos do certificado digital ao documento que será validado. Isso garante a integridade da documentação assinada. Para a escolha da plataforma, considere aspectos como usabilidade, segurança, suporte técnico, custo e funcionalidades adicionais. Além disso, é importante procurar por uma solução que seja fácil de integrar com outros sistemas.

O Certfy é uma plataforma completa, segura e confiável que auxilia o RH em todos os processos de gestão. A solução contempla o onboarding de novos colaboradores, verificação de identidade, a autenticação de documentos e a assinatura digital. Ainda, a tecnologia possui uma interface totalmente personalizável (White Label) e pode ser integrada a qualquer sistema.

Saiba como implementar a assinatura digital 

Para adotar a assinatura digital de forma imediata, identifique os processos do RH que precisam ser otimizados com essa tecnologia. Em seguida, consulte um representante comercial do Certfy para entender quais produtos atendem melhor as demandas da empresa. Junto ao representante, defina as informações que vão ser capturadas e certificadas dentro da plataforma. 

Com tudo definido, o time Certfy vai cuidar da configuração do sistema para garantir que os dados sejam enviados e recebidos corretamente na plataforma. Esse processo facilita as operações de onboarding, verificação de identidade e certificação.

A plataforma oferece uma interface intuitiva e de fácil adaptação para proporcionar uma experiência simples e fácil de usar. A ferramenta é autoexplicativa e o time de Customer Success (CS) está disponível para acompanhar todo o processo de integração e inicialização. Se necessário, a equipe oferece suporte técnico. Isso garante uma implementação eficiente para que os usuários possam utilizar a plataforma sem dificuldades.

Para finalizar, organize os membros da empresa que vão utilizar o Certfy e ofereça treinamentos para a utilização da plataforma. Com esses passos, a modernização do RH por meio da assinatura digital será bem-sucedida e trará segurança, eficiência e agilidade aos processos da a empresa.

RH moderno com o Certfy

Vimos que a tecnologia pode transformar os processos do RH e diminuir burocracias. Além isso, a assinatura digital possui validade jurídica e é simples de ser implementada.

Com criptografia de ponta a ponta, proteção a fraudes e garantia de integridade dos documentos, o Certfy oferece uma gestão de documentos simples, completa e segura.

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